Pada umumnya lansia (orang – orang berusia lanjut) menderita penyakit ketuaan. Usia 40 tahun keatas sudah banyak yang mengalami penyakit seperti asam urat, jantung, sesak nafas, sulit tidur, sulit bergerak dan lain-lain. Apalagi menginjak usia 50 tahun. Demikian pula sebuah perusahaan dapat menghinggap suatu penyakit ketuaan, yang merupakan suatu permasalah sehingga perusahaan mengalami inersia. Dalam Wikipedia, arti dari Inersia merupakan sifat semula dari suatu objek yang cenderung untuk menentang setiap perubahan yang terjadi terhadap keadaan atau bentuk asalnya. Dengan kata lain terjadi suatu resistensi terhadap pergerakan, tindakan atau perubahaan.
Perusahaan yang sudah lama beroperasi dan telah berkembang seringkali mengalami ciri-ciri penyakit ketuaan tersebut, misalnya lambat dalam memberikan suatu tangggapan, tidak selesainya suatu projek, terselipnya dokumen-dokumen penting di tengah-tengah proses pengolahan, adanya pengeluaran yang tidak reasonable tanpa ada orang yang bertanggung-jawab, saling menyalahkan orang lain dan bisa condong menutupi kesalahan antar sesama karyawan, karena mereka sudah begitu lama bersama-sama. Antar karyawan terjadi kelompok-kelompok yang saling menjegal, sukar bekerja sama dan saling tidak mau tahu antara satu departmen dengan departmen yang lain. Keadaan ini terus berjalan dalam waktu yang cukup lama sehingga tidak ada keinginan untuk terjadi perubahaan sementara di luar perusahaan sudah terjadi perubahan yang sangat signifikan.
Struktur organisasi dalam perusahaan semakin berbentuk vertikal, sementara perusahaan lain sudah mengalami organisasi yang horizonal atau bersifat datar. Sebuah perusahaan yang terdiri dari berbagai fungsi manajemen dan berbagai departmen sering mengalami ketidak-jelasan struktur organisasi sehingga dapat terjadi seorang karyawan atau seorang manager seakan-akan bisa melapor kepada dua orang atasan. Perusahaan yang berusia lanjut dengan dominasi karyawan yang telah berusia lanjut tidak memiliki motivasi untuk belajar dan belajar. Gagap teknologi pada karyawan perusahaan lansia ini akan menjadi masalah dalam era yang mementingkan Information, Communidation dan Technology (ICT).
Akibat dari penyakit ketuaan dalam sebuah perusahaan adalah ketidak-effisien-an. Indikasi kurang efisien tercemin dalam beberapa masalah seperti (1) overloading, (2). overlapping (3). overdoing, (4) overfiling (5) overtime. Job workload analysis perlu dilakukan oleh perusahaan secara akurat. Seperti negara ini selama 62 tahun kemerdekaan tidak pernah melakukan audit ketenagakerjaan di organisasi birokrasi pemerintah. Apakah negara ini perlu 3.5 juta pegawai negeri ? Apakah negara ini membutuhkan reformasi birokrat. Perusahaan perlu melakukan job workload analysis , bisa dengan mengundang konsultan untuk melakukan audit HRD.
General Check Up
Penulis sangat setuju dengan Dr Mochtar Riady dalam menggunakan istilah general check up untuk mediagnosis atas kesehatan suatu perusahaan. Kesehatan yang tidak baik pada perusahaan mencerminkan adanya masalah dalam perusahaan. Oleh karena itu melakukan general check up atas perusahaan ibarat seorang dokter melakukan (1) diagonosis atas penyakit pasien, (2) memverifikasi dan memastikan sympton, gejala atau indikasi yang timbul, (4) melakukan pengobatan dan (5) melakukan evaluasi atas tindakan pengobatan yang dilakukan.
Gejala umum yang terjadi pada perusahaan yang mengalami penyakit ketuaan sehingga perusahaan menjadi tidak sehat, kalah bersaing, mudah diserang pesaing, adalah tidak jelasnya masalah yang ada sehingga masalah tidak dapat didefinisikan, tidak seimbangnya neraca harian, supply chain yang tidak efisien dan tidak akurat seperti out of stock, over stock serta tidak seperti sebuah orchestra yang mengeluarkan berbagai macam bunyi yang sangat harmonis. Gejala lain adalah IT sering mengalami problem, budget dan actual sangat berbeda signifikan, prosedur persetujuan yang rumit dan lama (complicated approval procedur), budaya rilex karena merasa perusahaan memilik kinerja yang sudah baik (good), internal auditor menemukan penyimpangan SOP (Standard Operating Procedure) yang tidak diberikan tindakan koreksi dan banyaknya karyawan yang tidak mau dimutasikan walaupun demi karir mereka maupun demi perkembangan perusahaan.
Manipulasi yang terjadi tidak dapat dibiarkan. Tindakan dan sanksi harus dijalankan sampai pada tingkat pemutusan hubungan kerja. Contoh-contoh manipulasi yang merupakan kesalahan/pelanggaran yaitu melakukan penipuan dalam reimbursement biaya, menggunakan dana kantor untuk kepentingan pribadi, meminta komisi dan menaikkan harga (mark-up) atau mengambil diskon dari pembelian barang dan jasa untuk keperluan pribadi dan mengambil komisi dari penjualan aset perusahaan serta memanipulasi pengeluaran biaya dan pembelian barang-barang. Manipulasi yang dibiarkan akan mencoreng perusahaan karena perusahaan tidak dapat menciptakan budaya yang baik dan tidak dapat menegakkan integritas dari karyawan-karyawannya.
Buat Tetap Muda
Setelah mengetahui penyakit lanjut usia manajemen hanya satu kata yang bisa dilakukan yaitu membuat perusahaan dalam situasi tetap muda. Perubahan harus dapat diterima. Slogan Change or Die selalu melekat di hati para karyawan. Belajar dan belajar bagi sebuah perusahaan dan karyawannya harus dilakukan. Perlu mengundang pakar manajemen untuk mendapatkan informasi terkini yang dapat diperoleh dalam journal-journal manajemen. Best practice dari perusahaan lain perlu disampaikan dengan terus menerus. Pimpinan tertinggi harus terus memompa motivasi karyawan. Kunjungan secara langsung, pertemuaan tatap muka dengan karyawan-karyawan kunci di level manager, supervisor dan bahkan officer, walaupun hanya beberapa menit adalah sangat diharapkan oleh para karyawan. Bulettin perusahaan juga merupakan media yang cukup bagus untuk menyapa para karyawan.
Internal audit merupakan kunci yang penting. Perusahaan harus dapat membentuk tim internal audit yang kuat untuk memberikan informasi ketidak-effisienan perusahaan, penyimpangan dari SOP. Internal audit harus dapat menemukan gejala-gejala penyakit ketuaan dan manipulasi-manipulasi yang dilakukan dari sebuah perusahaan. Perubahan dalam SOP pun dapat dilakukan secara terus menerus sesuai dengan perkembangan perusahaan dan buat lebih sederhana.
Birokrasi memang penting dan perlu untuk tujuan agar manipulasi dapat dicegah, namun birokrasi bukan membuat perusahaan menjadi lama mengambil keputusan. Keputusan-keputusan yang bersifat operasional harus dapat dilakukan pada level cabang , unit kerja dan business unit. Tidak harus semua pada level holding dan ataupun top management mengambil keputusan semuanya. GE perusahaan raksasa, perusahaan “gajah”, namun bertindak seperti sangat “responsive” terhadap masalah dan persaingan. Blueprintnya jelas bagi setiap business unit, sampai kepada setiap karyawan di setiap level.
Semoga perusahaan-perusahaan yang sudah lama beroperasi di Indonesia tetap menjadi aset bagi negara , mampu bersaing dalam era globalisasi dan terhindar dari penyakit ketuaan.
Perusahaan yang sudah lama beroperasi dan telah berkembang seringkali mengalami ciri-ciri penyakit ketuaan tersebut, misalnya lambat dalam memberikan suatu tangggapan, tidak selesainya suatu projek, terselipnya dokumen-dokumen penting di tengah-tengah proses pengolahan, adanya pengeluaran yang tidak reasonable tanpa ada orang yang bertanggung-jawab, saling menyalahkan orang lain dan bisa condong menutupi kesalahan antar sesama karyawan, karena mereka sudah begitu lama bersama-sama. Antar karyawan terjadi kelompok-kelompok yang saling menjegal, sukar bekerja sama dan saling tidak mau tahu antara satu departmen dengan departmen yang lain. Keadaan ini terus berjalan dalam waktu yang cukup lama sehingga tidak ada keinginan untuk terjadi perubahaan sementara di luar perusahaan sudah terjadi perubahan yang sangat signifikan.
Struktur organisasi dalam perusahaan semakin berbentuk vertikal, sementara perusahaan lain sudah mengalami organisasi yang horizonal atau bersifat datar. Sebuah perusahaan yang terdiri dari berbagai fungsi manajemen dan berbagai departmen sering mengalami ketidak-jelasan struktur organisasi sehingga dapat terjadi seorang karyawan atau seorang manager seakan-akan bisa melapor kepada dua orang atasan. Perusahaan yang berusia lanjut dengan dominasi karyawan yang telah berusia lanjut tidak memiliki motivasi untuk belajar dan belajar. Gagap teknologi pada karyawan perusahaan lansia ini akan menjadi masalah dalam era yang mementingkan Information, Communidation dan Technology (ICT).
Akibat dari penyakit ketuaan dalam sebuah perusahaan adalah ketidak-effisien-an. Indikasi kurang efisien tercemin dalam beberapa masalah seperti (1) overloading, (2). overlapping (3). overdoing, (4) overfiling (5) overtime. Job workload analysis perlu dilakukan oleh perusahaan secara akurat. Seperti negara ini selama 62 tahun kemerdekaan tidak pernah melakukan audit ketenagakerjaan di organisasi birokrasi pemerintah. Apakah negara ini perlu 3.5 juta pegawai negeri ? Apakah negara ini membutuhkan reformasi birokrat. Perusahaan perlu melakukan job workload analysis , bisa dengan mengundang konsultan untuk melakukan audit HRD.
General Check Up
Penulis sangat setuju dengan Dr Mochtar Riady dalam menggunakan istilah general check up untuk mediagnosis atas kesehatan suatu perusahaan. Kesehatan yang tidak baik pada perusahaan mencerminkan adanya masalah dalam perusahaan. Oleh karena itu melakukan general check up atas perusahaan ibarat seorang dokter melakukan (1) diagonosis atas penyakit pasien, (2) memverifikasi dan memastikan sympton, gejala atau indikasi yang timbul, (4) melakukan pengobatan dan (5) melakukan evaluasi atas tindakan pengobatan yang dilakukan.
Gejala umum yang terjadi pada perusahaan yang mengalami penyakit ketuaan sehingga perusahaan menjadi tidak sehat, kalah bersaing, mudah diserang pesaing, adalah tidak jelasnya masalah yang ada sehingga masalah tidak dapat didefinisikan, tidak seimbangnya neraca harian, supply chain yang tidak efisien dan tidak akurat seperti out of stock, over stock serta tidak seperti sebuah orchestra yang mengeluarkan berbagai macam bunyi yang sangat harmonis. Gejala lain adalah IT sering mengalami problem, budget dan actual sangat berbeda signifikan, prosedur persetujuan yang rumit dan lama (complicated approval procedur), budaya rilex karena merasa perusahaan memilik kinerja yang sudah baik (good), internal auditor menemukan penyimpangan SOP (Standard Operating Procedure) yang tidak diberikan tindakan koreksi dan banyaknya karyawan yang tidak mau dimutasikan walaupun demi karir mereka maupun demi perkembangan perusahaan.
Manipulasi yang terjadi tidak dapat dibiarkan. Tindakan dan sanksi harus dijalankan sampai pada tingkat pemutusan hubungan kerja. Contoh-contoh manipulasi yang merupakan kesalahan/pelanggaran yaitu melakukan penipuan dalam reimbursement biaya, menggunakan dana kantor untuk kepentingan pribadi, meminta komisi dan menaikkan harga (mark-up) atau mengambil diskon dari pembelian barang dan jasa untuk keperluan pribadi dan mengambil komisi dari penjualan aset perusahaan serta memanipulasi pengeluaran biaya dan pembelian barang-barang. Manipulasi yang dibiarkan akan mencoreng perusahaan karena perusahaan tidak dapat menciptakan budaya yang baik dan tidak dapat menegakkan integritas dari karyawan-karyawannya.
Buat Tetap Muda
Setelah mengetahui penyakit lanjut usia manajemen hanya satu kata yang bisa dilakukan yaitu membuat perusahaan dalam situasi tetap muda. Perubahan harus dapat diterima. Slogan Change or Die selalu melekat di hati para karyawan. Belajar dan belajar bagi sebuah perusahaan dan karyawannya harus dilakukan. Perlu mengundang pakar manajemen untuk mendapatkan informasi terkini yang dapat diperoleh dalam journal-journal manajemen. Best practice dari perusahaan lain perlu disampaikan dengan terus menerus. Pimpinan tertinggi harus terus memompa motivasi karyawan. Kunjungan secara langsung, pertemuaan tatap muka dengan karyawan-karyawan kunci di level manager, supervisor dan bahkan officer, walaupun hanya beberapa menit adalah sangat diharapkan oleh para karyawan. Bulettin perusahaan juga merupakan media yang cukup bagus untuk menyapa para karyawan.
Internal audit merupakan kunci yang penting. Perusahaan harus dapat membentuk tim internal audit yang kuat untuk memberikan informasi ketidak-effisienan perusahaan, penyimpangan dari SOP. Internal audit harus dapat menemukan gejala-gejala penyakit ketuaan dan manipulasi-manipulasi yang dilakukan dari sebuah perusahaan. Perubahan dalam SOP pun dapat dilakukan secara terus menerus sesuai dengan perkembangan perusahaan dan buat lebih sederhana.
Birokrasi memang penting dan perlu untuk tujuan agar manipulasi dapat dicegah, namun birokrasi bukan membuat perusahaan menjadi lama mengambil keputusan. Keputusan-keputusan yang bersifat operasional harus dapat dilakukan pada level cabang , unit kerja dan business unit. Tidak harus semua pada level holding dan ataupun top management mengambil keputusan semuanya. GE perusahaan raksasa, perusahaan “gajah”, namun bertindak seperti sangat “responsive” terhadap masalah dan persaingan. Blueprintnya jelas bagi setiap business unit, sampai kepada setiap karyawan di setiap level.
Semoga perusahaan-perusahaan yang sudah lama beroperasi di Indonesia tetap menjadi aset bagi negara , mampu bersaing dalam era globalisasi dan terhindar dari penyakit ketuaan.
