Semua wiraswastawan, professional, karyawan perusahaan, pejabat pemerintah pasti pernah mendengar kata efisiensi. Namun belum tentu semaunya bisa melaksanakan kata tersebut dalam sebuah perusahaan, apalagi dalam pemerintahan. Efisiensi biasanya diikutikan dengan kata efektifitas
Baiklah, sebelum penulis memberikan contoh-contoh tentang efisiensi berdasarkan pengetahuan dan pengalaman. Berikut ini ada sebuah illustrasi tentang efisiensi. Ada seorang konglomerat yang mempunyai 3 orang putra. Konglomerat ini ingin mewariskan singgahsananya kepada seorang putranya, yang nantinya akan menjadi putra mahkota untuk meneruskan seluruh usaha yang telah dibina puluhan tahun. Maka dia harus menguji ketiga putranya. Pada pagi hari dia membawa 3 putranya ke tiga buah gudang yang kosong dengan ukuran yang sama. Setiap putranya diberi uang Rp 10.000.000,- dengan target mengisi masing-masing gudang tersebut sampai penuh dengan ditentukan waktu sampai pukul 22.00. Pada pukul 22.00, sang ayah dan putra-putranya berkumpul lagi. Sang ayah mulai melihat apa yang dilakukan oleh putra pertama. Putra pertama berkata di pagi hari saya pergi membeli kapas dengan uang Rp 10.000.000,- dan ayah bisa melihat gudang penuh dengan kapas. Kemudian putra kedua membeli balon dan ditiup sendiri sehingga balon memenuhi gudang. Akhirnya putra ketiga ditanyakan oleh sang ayah, apa yang dilakukan olehmu nak ! Putra ketiga berkata aku kembalikan uang ayah Rp.9.000.000,- aku hanya buuth Rp 1.000.000 untuk mengisi penuh gudang milik ayah. Silahkan ayah lihat gudangnya. Maka terkejutlah ayahnya oleh pelaksanaan tugas yang dilakukan oleh putra ketiganya. Konglomerat ini melihat gudangnya terisi penuh dengan cahaya Lilin. Uang Rp 1.000.000,- dibelikan lilin dan dipasang oleh putra ketiganya lilin disetiap sudut, ditengah, dipinggir gudang, dan bahkan masih tersisa uang Rp 9.000.000,-. Oleh karena itu diputuskanlah bahwa putra ketiga menjadi ahli waris untuk menjalankan perusahaan konglomerat. Jelas dasar dari keputusan itu adalah bahwa putra pertama dan kedua efektif menjalankan misi dari sang ayah, namun putra ketiga selain efektif juga efisien dalam melaksanakan misi dari sang ayah.
Cerita berikut merupakan pengetahuan dan pengalaman penulis selama berkerja sebagai profesioanal baik di perusahaan national maupun mulitinational. Saat di perusahaan Gillette, ada contoh yang baik dalam hal efisiensi. Gillette memiliki kantor pusat untuk Asia Pasifik di Singapore. Di kantor tersebut ada seorang sekreataris, warga negara Singapore yang ternyata melayani untuk 3 manager, yaitu Group General Manager Asia Pasific, Sales Manager SEA (South East Asia), Marketing Manager SEA. Sementara penulis melihat sendiri sebuah perusahaan Distributor Elektronik merk dari Jepang, President Director perusahaan tersebut memilik 3 sekertaris. Menurut informasi satu sekretaris untuk mengurus kebutuhaan hidup pribadinya, satu untuk mengurus urusan dengan sales and marketing dan yang lain untuk urusan berhubungan dengan pabrik atau principalnya. Padahal urusan sales and marketing sudah ada marketing director dan sales directornya. Mengapa ini bisa terjadi ? Apakah karena upah di Indonesia lebih murah ? Atau kita tidak bisa berbuat lebih efisien. Kantor pusat Gillette di Asia Paisfic Singapore bisa melakukan hal tersebut karena sesungguhnya sekretaris tidak perlu diperlukan banyak. Semua urusan surat-menyurat bisa dilakukan sendiri oleh manager karena sudah ada e-business. Email lebih powerful dari pada surat. Memang masih ada surat resmi yang harus dicetak dan ditanda tangani, tapi hal ini sudah terus berkurang. Sementara di perusahaan Indonesia kalau bisa satu manager / direktur, satu sekretaris dan walupun sudah ada email tapi keinginan untuk mencetak segala hal masih tinggi.
Sebuah perusahaan multinationl lainya P&G dengan meningkatkan efisiensi dari perusahaannya serta memanfaatkan IT sejak tahun 2000 sudah menerapkan mobile office untuk karyawan sales and marketing. Karyawan hanya datang ke kantor hanya untuk meeting dan memanfaatkan ruang meeting untuk bertemu dengan clients. Hal ini mengurangi biaya sewa gedung yang semakin meningkat. Hasil dari ini harga shampoo Pantene-P&G turun 20% dan dapat berkompetisi dengan shampoo Unilever yang terkenal dengan perusahaan yang sangat efisien, walaupun cerita ini bukan hanya satu-satunya bentuk efisiensi di perusahaan P&G.
Efisiensi tenaga kerja adalah hal yang paling nyata dan bisa dilakukan. Penambahan tenaga kerja tanpa diimbangi dengan kenaikan pendapatan perusahaan akan membebani perusahaan. Hampir dipastikan biaya tenaga kerja akan naik dari tahun ke tahun. Faktanya masih sulit menerapkan bahwa tenaga kerja adalah asset daripada biaya seperti yang diinginkan oleh para konsultan dalam bidang ketenaga kerjaan. Aset dari tahun ke tahun bisa didepresiasikan sedangkan tenaga kerja tidak dapat. Kebijaksanan tenaga kerja sebagai asset mungkin bisa dilaksanakan di negara maju seperti Amerika, Canada, Jepang tapi sulit untuk negara berkembang seperti Indonesia, China, India, Pakistan karena memang negaranya sendiri belum efisien. Akhirnya banyak perusahan di Indonesia tenaga kerja menjadi beban biaya. Man-loading study atau Job Audit, seperti yang pernah disampaikan oleh Kwik Kian Gi untuk pegawai negeri adalah suatu hal yang harus dipertimbangkan oleh pemerintah kita bahkan oleh sebuah perusahaan. Apalagi bila perusahaan tersebut sudah puluhan tahun beroperasi.
Banyak perusahaan yang terus melakukan efisiensi dalam segala bidang khususnya dalam bidang supply chain management. Pengadaan barang dan purchasing sudah disatukan. Hal ini karena sudah banyak e-purchasing, B to B procurement yang semakin efektif, cepat dan efisien. Namun Efisiensi juga harus dilakukan dalam segala bidang seperti keuangan dan akuntasi, promosi, distribusi, general affair dan hal ini perlu dilakukan secara terus menerus. Efisiensi juga bukan berarti penurunan mutu. Efisiensi adalah tetap bagaimana dengan input yang kecil menghasilkan output yang besar. Jika tidak melakukan efisiensi perusahaan, negara, kota, kabupaten, kecamatan tidak akan mampu bersaing. Tony Fernandes, CEO AirAsia telah tebukti melakukan efisiensi dan efisiensi. Tidak terbayangkan tiket Jakarta- Johor hanya Rp 99.999,- jauh lebih murah dari fiskal. AirAsia kini membuat perusahaan penerbangan reguler menjadi waswas.
Dalam kapasitasnya sebagai pimpinan sebuah perusahaan, penulis pun mencoba terus melakukan efisiensi, terbukti harga jual produk telah lebih dari 2 tahun tidak naik walupun bahan baku utama, bahan baku pendukung, listrik, BBM terus meningkat dalam dua tahun ini. Hasil yang dicapai penjualan dan market share dan laba perusahaan dapat meningkat.
Melalui tulisan ini penulis ingin menyatakan mulailah dan teruslah berpikir bagaimana perusahaan kita bisa effisien dan kemudian laksanakan.
